Pagamenti tracciabili obbligatori: cambia la normativa per autonomi e professionisti

Un cambiamento silenzioso sta rivoluzionando la quotidianità di chi lavora in autonomia. Il metodo di pagamento, spesso sottovalutato, oggi è decisivo per la gestione delle spese. Non conta solo quanto viene speso, ma come quella somma viene saldata.

Un pranzo di lavoro, un biglietto del treno o un pernottamento possono trasformarsi in costi indeducibili. Il contante, un tempo comodo, ora diventa un ostacolo. La tracciabilità segna la linea di confine tra una spesa utile e una che pesa sul reddito imponibile. Le nuove regole non lasciano margini di improvvisazione. Ogni movimento deve essere verificabile e legato a strumenti riconosciuti. Così, anche la gestione più semplice assume un valore fiscale inatteso.

Per i liberi professionisti e i lavoratori autonomi, la gestione delle spese è entrata in una nuova fase.
Il Decreto Legge n. 84/2025 ha introdotto norme che incidono direttamente sulla possibilità di dedurre i costi.
Chiunque eserciti un’attività indipendente deve prestare attenzione non solo alle fatture, ma anche al metodo di pagamento.

La novità più importante è che alcune spese che prima non creavano problemi, ora rischiano di diventare imponibili se regolate in contanti.
È un cambiamento che genera discussioni: c’è chi lo vede come uno strumento di trasparenza e chi come un ulteriore vincolo.
Di certo, a partire dal periodo d’imposta 2025, la tracciabilità diventa condizione essenziale.

Molti hanno già modificato le proprie abitudini. Non basta più conservare la ricevuta: ora è necessario dimostrare che la somma è transitata da un canale verificabile.
Ogni dettaglio, dal biglietto del treno al rimborso al cliente, viene osservato con maggiore attenzione.

Pagamenti tracciabili e deducibilità delle spese

Le nuove regole stabiliscono che le spese sostenute in Italia da professionisti e autonomi sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili, come bonifici, carte o mezzi previsti dal Dlgs 241/1997.
Il contante non è ammesso e non consente di ridurre il reddito imponibile.

Immaginiamo un consulente che acquista un biglietto ferroviario per un incontro di lavoro: se paga in contanti, la spesa non sarà deducibile. Con carta, invece, sì. Una differenza sottile che però incide sul risultato finale della dichiarazione.

Un capitolo particolare riguarda i rimborsi spese. In passato, se documentati analiticamente, non concorrevano al reddito. Con la nuova normativa, se il pagamento non è tracciabile, il rimborso diventa imponibile. Una rivoluzione che obbliga a rivedere i rapporti con i clienti.

Diversa la disciplina per le spese sostenute all’estero: non vige alcun obbligo di tracciabilità. Un avvocato che paga in contanti l’hotel a Bruxelles potrà comunque dedurre il costo.
Il legislatore ha probabilmente scelto questa via per non complicare le attività oltre confine.

E se le spese sono riaddebitate ma non rimborsate per insolvenza? La deducibilità rimane, ma solo se il pagamento originario era tracciabile. Anche in questi casi la regola è chiara: niente contanti.

Spese di rappresentanza e casi particolari

Un’altra area interessata riguarda le spese di rappresentanza, come feste, ricevimenti o eventi promozionali. Questi costi sono deducibili entro l’1% dei compensi percepiti, ma solo se saldati con strumenti tracciabili. Non esistono eccezioni geografiche: la norma vale sia in Italia sia all’estero. L’Iva, invece, resta sempre indetraibile.

Attenzione anche alle spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute per l’attività ma non riaddebitate ai clienti. Dal 18 giugno 2025, in Italia sono deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili. All’estero, invece, resta la possibilità di usare anche il contante. Così, un taxi pagato a Roma in contanti non sarà deducibile, mentre lo stesso pagamento a Parigi non creerà problemi.

Rilevante la disciplina dei buoni pasto. La fattura emessa dalla società che li fornisce è deducibile al 75%, entro il limite del 2% dei compensi. In questo caso, l’Iva è interamente detraibile, rendendo i ticket convenienti rispetto ad altre spese di vitto e alloggio.

Il filo conduttore è evidente: la tracciabilità è diventata la chiave che decide se un costo entra o meno tra quelli deducibili.
Ogni gesto quotidiano, anche il più banale, assume un significato fiscale.